Quand tu crées une EURL ou une SASU, tu n'es plus un "indépendant" au sens fiscal du micro-entrepreneur — tu es un dirigeant qui avance des frais pour le compte de sa société. Ces dépenses passent en notes de frais, et si tu es assujetti à la TVA, tu peux en récupérer une partie. Voici comment ça fonctionne.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Une note de frais est un document qui justifie le remboursement par ta société d'une dépense professionnelle avancée personnellement. Elle doit comporter :
- La date et la nature de la dépense
- Le montant HT, la TVA et le montant TTC
- Le justificatif original (facture ou ticket au nom de la société, ou à défaut à ton nom)
- Le lien avec l'activité professionnelle
Quelles dépenses passent en notes de frais ?
- Déplacements professionnels : train, avion, taxi, carburant (au réel ou indemnités kilométriques)
- Repas d'affaires : avec un client, un partenaire ou un fournisseur (conserve le nom des personnes présentes)
- Matériel et logiciels : ordinateur, écran, abonnements SaaS achetés à titre personnel
- Téléphone et internet : la quote-part professionnelle si usage mixte
- Formation : livres, cours en ligne, conférences
Récupération de TVA sur les notes de frais
En EURL/SASU assujettie à la TVA, la société peut déduire la TVA sur les dépenses professionnelles — à condition de disposer d'une facture au nom de la société (ou à ton nom avec SIRET mentionné).
Règles de déductibilité à connaître :
- Repas d'affaires : TVA déductible à 50 % seulement (règle spécifique)
- Véhicule de tourisme : TVA non déductible (véhicule de société de tourisme exclus)
- Carburant voiture de tourisme : TVA déductible à 80 % pour le diesel, ~40 % pour l'essence (réforme progressive en cours, taux susceptible d'évoluer — vérifie avec ton comptable)
- Matériel, logiciels, formations : TVA déductible à 100 % si usage professionnel exclusif
Indemnités kilométriques vs frais réels
Pour tes déplacements en voiture personnelle, deux options :
- Indemnités kilométriques : barème fiscal (0,41 à 0,60 €/km selon la puissance — barème mis à jour annuellement par la DGFiP, vérifie le barème en vigueur sur bofip.impots.gouv.fr), pas de TVA récupérable mais simplicité administrative
- Frais réels : carburant, entretien, assurance au prorata professionnel — plus complexe mais potentiellement plus avantageux pour les gros rouleurs
Ce qu'il faut retenir
En société, chaque euro de dépense professionnelle peut être remboursé par la société (et donc déduit du résultat imposable), et la TVA peut souvent être récupérée. L'enjeu est la rigueur documentaire : conserve tous tes justificatifs, nomme clairement les dépenses dans ta comptabilité, et sépare systématiquement usage personnel et professionnel. Un expert-comptable peut t'aider à mettre en place un processus simple dès le départ.
Sources : Art. 206 Ann. II CGI (exclusions déductibilité TVA) — Barème kilométrique 2026 : bofip.impots.gouv.fr — urssaf.fr (notes de frais dirigeant)